Sumažinkite netvarką, eidami skaitmeniniu būdu, 2 dalis: popierius

• Gegužė 3, 2024

Pirmoje šios serijos dalyje mes pažvelgėme į tai, kaip skaitmeninis turimas muzikos rinkinys gali padėti jums išvengti netvarkos ir labiau mėgautis muzika. Bet kompaktinių diskų ir kasečių krūvos retai kam yra didžiausias galvos skausmas; tas skirtumas dažniausiai tenka dokumentams, ypač tiems, kuriuos turime saugoti mokesčių ar teisiniais tikslais. Tada šią savaitę ištirsime, kaip skaitmeninis spausdinimas popieriuje gali padėti jums tvarkyti įrašus, kuriuos jums reikia mažiau apmokestinti ir tvarkingesnius.

Pagrindai
Iki šiol labiausiai paplitusi priežastis, kad dauguma iš mūsų saugome dokumentus, tokius kaip kvitai, sąskaitos, komunalinės paslaugos ir panašiai, yra todėl, kad yra tikimybė, kad IRS jų paprašys, jei kada nors susidurtume su mokesčių auditu. Iš tikrųjų apskaitos tvarkymas yra rimtas verslas, todėl svarbu turėti reikalingus patvirtinamuosius dokumentus tol, kol IRS sako, kad juos saugotumėte. (Norėdami peržiūrėti su mokesčiais susijusius dokumentus, žiūrėkite žemiau esančią nuorodą.)

Sakydami, kiek iš mūsų iš tikrųjų sugebėtų greitai ir lengvai susitvarkyti savo su mokesčiais susijusius dokumentus, jei mūsų paprašytų? Kiek reikės procese kasti per kalnus nesusijusių dokumentų? Ar daugelis iš mūsų sukramto dantis, galvodami apie bylų stalčių / dėžutės / spintelės nugarėlės, kurioje (manome), visi šie dokumentai, sutvarkymą? Skaitmenindami įrašus, kuriuos turite saugoti, galite nueiti ilgą kelią, kad galėtumėte laikytis IRS, neatsisakydami nuovokumo.

Pranašumai
JAV įstatymai dabar leidžia skaitmenines su mokesčiais susijusių įrašų kopijas laikyti daugeliu dalykų, kuriuos mes turėjome saugoti popieriuje, įskaitant išlaidų kvitus, sąskaitas ir ataskaitas. Tokių svarbių dokumentų saugojimas skaitmenine forma ne tik sutaupo daug vietos, bet ir palengvina pasaulį, kur greitai reikia rasti, ir tvarko savo įrašus. Be to, jums niekada nebereikės perduoti balandžio mėn. Mokesčių mokėtojui batų dėžutės, kurioje būtų pilna kvitų!

Svarbu atkreipti dėmesį, kad kai kurie dokumentai, įskaitant testamentus, pavadinimus, gimimo liudijimus ir daugelį hipotekos dokumentų, visada turėtų būti saugomi originaliu popieriniu formatu. Nors visada galite kurti skaitmenines šių dokumentų kopijas, būtinai laikykite originalus saugioje vietoje. Norėdami gauti daugiau informacijos apie tai, ką turėtumėte laikyti popieriuje, teiraukitės savo advokato, CPA ar mokesčių specialisto.

Darbo pradžia
Viskas, ko jums tikrai reikia norint suskaitmeninti savo dokumentus, yra skaitytuvas, kuris automatiškai perkels jūsų nuskaitymo kopijas į kompiuterį. Aišku, skaitytuvų kaina ir kokybė labai skiriasi; jei planuojate dažnai naudoti savo, ypač kurdami skaitmeninius dokumentus, verta investuoti į tokį, kurį lengva naudoti ir kurį laiką sulaikysite. Idealiu atveju ieškokite skaitytuvo, kuris pagamintų pagamintų dokumentų PDF, o ne vaizdo failus, tokius kaip .jpgs.

(Jei jūsų dokumentai yra ypač sunkūs, jums gali reikėti naujojo „NeatReceipts“ skaitytuvo. Ši programėlė leidžia nuskaityti jūsų kvitus, taip pat kartu su programine įranga, kuri analizuos ir suskirstys jūsų išlaidas. Nors tai nėra pigu, ji gali būti verta. pirkite, jei mintis rankiniu būdu įvesti dar vieną kvitą į jūsų apskaitos programą siunčia jums rėkimą, arba jei pati mintis apie apskaitos programą siunčia jums rėkimą.
Patikrinkite „Tvarkingų kvitų“ skaitytuvą čia.)

Be gero skaitytuvo, prasminga kompiuteryje nustatyti organizuotą padavimo sistemą. Nuskaityti dokumentus ir laikyti juos tam tikrame, nežinomame kietajame disko kampelyje bus taip pat liūdna, kaip ir bandyti juos visus sulaikyti perpildytame dokumentų stalčiuje. Apsvarstykite galimybę sukurti tam skirtą aplanką pavadinimu „Išlaidos“ (arba „Svarbūs dokumentai“ ar bet koks kitas vardas, kuris jums būtų prasmingas); jame sukurkite papildomus aplankus įvairių rūšių dokumentams, kuriuos ten saugote: kredito kortelių išrašams, kvitams, mokėjimo kortelėms ir kt.

Palaikykite savo pažangą
Kiekvieną kartą nuskaitydami dokumentą įsitikinkite, kad abiem suteikiate pavadinimą, kurį bus lengviau surasti (o ne įprastą „Scan001.pdf“, kurį greičiausiai paskambins jūsų skaitytuvas), tada išsaugokite jį tinkamame aplanke.

Taip pat norėsite būti budrūs reguliariai kurdami šios informacijos atsarginę kopiją - diske, išoriniame standžiajame diske ar USB rakte (kuris yra maždaug jūsų nykščio dydžio ir įkišamas į kompiuterio USB prievadą). ). Pagalvokite apie tai kaip svarbų popieriaus saugojimo seife ar užrakintame stalčiuje skaitmeninį atitikmenį.

Nuskaitydami dokumentus ir saugiai juos saugodami kompiuteryje, galėsite atsikratyti daugelio originalių dokumentų. (Vėlgi, kai kyla abejonių dėl to, ką turite saugoti popieriuje, pasitarkite su advokatu ar CPA.) Protinga susmulkinti bet ką, kas joje nurodo identifikavimo informaciją - kvitus, kuriuose rodoma jūsų kreditinės kortelės informacija, ataskaitas, kuriose nurodomi sąskaitos numeriai, ir visiškai bet ką su savo socialinio draudimo numeriu - užuot tiesiog numetę jį į šiukšlių dėžę.

Esamų dokumentų skaitmenizavimas gali būti puikus būdas sumažinti galvos skausmą popieriuje ir kartu lengviau rasti tai, ko jums reikia. Turėdami nedaug laiko, įrankių ir pastangų, galite pastebėti, kad galite ištuštinti tą varginantį failų stalčių.

Vaizdo Instrukcijos: Building Apps for Mobile, Gaming, IoT, and more using AWS DynamoDB by Rick Houlihan (Gegužė 2024).