Ataskaitų, vadovėlių, rankraščių ir mokslo dokumentų rašymas

• Gegužė 5, 2024

Dirbti su ilgais dokumentais gali būti sudėtinga, jei norite, kad jie būtų tvarkingi, tačiau „MS Word“ siūlo keletą funkcijų, kurias galite naudoti norėdami valdyti procesą. Daugelį šių funkcijų galima naudoti kartu įvairiais būdais, kad jūsų projektai būtų lengviau valdomi.

Žymės (hipersaitai)
Žymos (hipersaitai) jūsų dokumente yra naudingi, kai dokumente yra daugiau informacijos tema. Pvz .: kameros gaminio vadove. Vadovo pradžioje jūs aptariate, kur yra fotoaparate esantis ekspozicijos kompensavimo mygtukas. Žymą galėtumėte įdėti į vadovo skyrių, kuriame aptariate, kaip nustatyti ekspozicijos kompensaciją. Ši technika leidžia skaitytojui greitai pereiti į dokumento skyrių, kuriame jis gali gauti daugiau informacijos apie funkciją.

Kryžminės nuorodos
Panašiai kaip žymą, kryžminės nuorodos leidžia skaitytojui pereiti į kitą dokumento vietą, kur jie gali rasti daugiau informacijos šia tema. Galima pateikti kryžmines nuorodas į paveikslėlius, žymes, antraštes, sunumeruotas pastraipas, puslapių numerius ir tt. Šios funkcijos grožis „Word“ neleis jums nurodyti dokumento neegzistuojančio puslapio ar antraštės.

Aprašymas
Norint dirbti su dokumento kontūro funkcija, visame dokumente reikia naudoti nuoseklias antraštes. Tai gerai veikia, kai turite pagrindines kategorijas su keliomis subpozicijomis. Pvz., Gali būti skyriaus antraštė su keliais skyriaus skyriais. Kiekviename skyriuje gali būti keletas temų, sukuriančių antraščių hierarchiją. Šis metodas veikia geriausiai, kai kiekvienam antraštės lygiui priskiriate stilius. Vaizdas „Kontūras“ leidžia sutraukti dokumentą iki antraštės lygių, kad būtų gautas momentinis vaizdas, kaip teka kiekviena dalis. Kontūro rodinyje galite įvertinti, ar dokumentas parašytas logiškai. Vaizdo kontūro ypatybės taip pat leidžia manipuliuoti išdėstymu žeminant ir reklamuojant antraštės lygius, taip pat pertvarkant dokumentą.

Pagrindiniai ir papildomi dokumentai
Rankraščiams reikalingas galingesnis įrankis, kurį „Word“ teikia kartu su „Master“ ir „SubDocuments“ funkcija. Šią funkciją naudosite organizuodami didelius projektus, tokius kaip knygos rankraštis. Naudodamiesi šiuo įrankiu galite suskaidyti didelį projektą į mažesnius, lengviau valdomus subdokumentus. Pagrindinis dokumentas susieja su susijusiais subdokumentais taip, kad, kai keičiami papildomi dokumentai, pagrindinis dokumentas taip pat būtų atnaujinamas ir atvirkščiai. Kiekvienas subdokumentas yra hipersaitais į pagrindinį dokumentą, leidžiantį paleisti podokumentą iš pagrindinio dokumento. Dėl sąsajų galite sukurti turinį, indeksavimą, kryžmines nuorodas, antraštes ir poraštes, kad būtų galima naudoti visus subdokumentus tiesiai iš pagrindinio dokumento.

Paveikslai, grafikai ir lentelės
Moksliniai darbai dažnai naudoja paveikslėlius, grafikus ir lenteles iliustruodami taškus, pateiktus tekste. Skaičių lentelė, grafikai, lentelės ir kt. Gali būti labai naudingi skaitytojams. Ši funkcija automatiškai sukurs lentelę, kaip ir turinio lentelė. Svarbiausia naudoti šią funkciją - įterpti antraštes ant kiekvienos figūros, schemos ir lentelės, kurią norite įtraukti į nuorodų lentelę. Yra keletas lentelės kūrimo formato variantų, įskaitant galimybę rodyti puslapių numerius, puslapių numerių suderinimą, etikečių ir skaičių rodymą ir skirtukų lyderius.

Turinys (TOC)
Turinys yra naudingiausias informaciniuose vadovuose. Skaitytojai vertina TOC, kuris padėtų jiems rasti dokumente esančią informaciją, kuri jiems yra svarbiausia. Turinio lentelės kūrimas programoje „Word“ yra trumpas, jei nuosekliai taikėte stilius antraštėms ir kitoms dokumento dalims, kurias norite įtraukti į turinį. Kai jūsų dokumente yra keli antraščių lygiai, TOC turėtų apsiriboti pirmaisiais trim antraščių lygiais, kitaip jis gali tapti per daug sudėtingas, kad būtų naudingas. Paprastai TOC nustatytumėte atskirame dokumento skyriuje, dokumento pradžioje. Sukūrę atskirą skyrių, galite pradėti numeruoti dokumentų turinį 1 puslapyje, TOC puslapių neapsunkindami puslapių numeracija. Galite sujungti TOC su žymėmis ar hipersaitais, kad skaitytojai galėtų pereiti prie norimos temos.

Indeksavimas
Indeksuoti informacinį dokumentą yra labai naudinga. Jos įtraukimas į dokumentą padeda skaitytojams lengvai rasti sąvokas ir konkrečias temas. Paprastai tai yra dokumento gale esančiame skyriuje ir jame pateikiamos pagrindinės dokumente pateikiamos idėjos. Šia funkcija lengva naudotis, tačiau sudėtinga rašytojo užduotis yra nustatyti, kokie žodžiai, temos ar sąvokos yra tinkami indeksuoti. Geras indeksas yra gerai apgalvotas. Norint veiksmingai naudoti šią funkciją, kiekvienas žodis ar antraštė, kurią reikia įtraukti į rodyklę, turi būti pažymėti dokumente. Priklausomai nuo dokumento ilgio, tai gali būti varginantis pratimas, tačiau jūsų skaitytojams tai verta.

Išnašos ir pabaigos
Kita daug darbo reikalaujanti užduotis ilgame moksliniame dokumente ar informaciniame dokumente yra išnašų ir pabaigų tvarkymas. „Word“ išnašų ir „Endnotes“ funkcijų dėka šių kritinių nuorodų numeravimas ir formatavimas yra lengvas, tačiau reikia tinkamai išvardyti autorius, kūrinį, leidėją ir kiekvienos nuorodos paskelbimo datas. Kiekviena dokumento išnaša ir pabaiga turi būti tinkamai pažymėtos. Tačiau „Word“ užima užduotį įterpti išnašą ar pabaigą tinkama tvarka ir vieta dokumente.