Kai kurie supakuotų dokumentų pildymo sistemų pranašumai ir trūkumai

• Gegužė 2, 2024

Popieriaus tvarkymas ir dokumentų pateikimas yra beveik visų labiausiai nekenčiamų organizacinių užduočių sąrašo viršuje, dažnai todėl, kad jie susiję su, atrodo, begaliniais sprendimais: ką aš turiu saugoti? Kiek laiko turiu jį saugoti? Kur ji turėtų eiti? Ką turėčiau pavadinti aplanku, kuriame jį saugoju?

Įpakuotų failų sistemos rinkiniai kartais gali būti naudingas būdas pašalinti popieriaus tvarkymą, nes jie tiksliai nurodo, kur saugoti daiktus, kiek laiko juos saugoti ir ką pažymėti aplankuose. Tačiau yra ir keletas trūkumų. Čia yra keletas privalumų ir trūkumų, kuriuos aš išbandžiau, pažiūrėjęs į:
„Homefile“ finansinio planavimo organizatoriaus rinkinys.

Kas yra komplekte
„Homefile“ finansinio planavimo rinkinyje yra dvidešimt dvi failų daliklio kortelės, greitojo paieškos rodyklė ir vadovas su sistemos naudojimo instrukcijomis, taip pat vieta įrašyti tokius dalykus kaip sąskaitos informacija, draudimo informacija ir asmeniniai duomenys.

Kaip tai veikia
Kiekvienoje finansinio planavimo rinkinio failų dalytuvo kortelėje yra skirtukas, kuriame nurodoma konkreti kategorija - Draudimas: Sveikata ir negalia, pavyzdžiui; Pačioje kortelėje nurodoma, kokie popieriai turėtų būti toje byloje, kokie dokumentai turėtų būti kitoje byloje ir kiek laiko laikysite ten saugomus dokumentus.

Kiekvieną failų daliklio kortelę dedate į pakabinamą failų aplanką, tada užpildykite tą aplanką kortelėje nurodytais dokumentais. (Kai kurios kategorijos, pavyzdžiui, banko sąskaitos, yra pakankamai plačios, kad rinkinys rekomenduoja naudoti „manila“ failų aplankus pakabinamuose aplankuose, kad skirtingų paskyrų dokumentai būtų atskirti.) Greitos rodyklės kortelės ir vadovas yra pakabinamų failų aplanke priešais viską. Kitas; kaskart, kai reikia paduoti ar nuskaityti popierių, rodyklė nurodys, kur ieškoti.

Kas man patiko sistemoje
Neseniai nusprendžiau išbandyti „Homefile“ rinkinį. Vykdydamas vadove pateiktus nurodymus, aš sukūriau naują kartotekų sistemą ir pakartotinai surašiau savo dokumentus pagal rinkinyje pateiktas kategorijas ir gaires. Kadangi man nereikėjo nuspręsti, kur dėti daiktus, ir nereikia daryti etikečių pakabinamiems aplankams (tai yra kortelių skirtukai), procesas vyko gana greitai.

Perkeldamas savo dokumentus aplink, radau, kad kai kurias kategorijas, kurias anksčiau buvau saugojęs atskirai, pavyzdžiui, kredito kortelių išrašus ir kredito ataskaitas, buvo prasmingiau derinti, kaip rekomendavo rinkinys. Aš taip pat maniau, kad rodyklė yra gana patogi: užuot atsiminusi, kur dėjau konkretų popierių, galėčiau tiesiog ieškoti rodyklės. Tai gali sutaupyti laiko.

Darbo knygoje pabrėžiama, kad ši sistema galėtų būti ypač naudinga žmonėms, turintiems bylas keliose vietose (tarkime, pagrindinei gyvenamosios vietos ir atostogų namams), ir žmonėms, atsakingiems už kelis rinkinių rinkinius (pvz., Savo ir pagyvenusio tėvo). Aš sutinku. Šis rinkinys galėtų panaikinti poreikį išradinėti ratą padavimo metu.

Neigiamos pusės
Kuo giliau kurdama savo bylų sistemą, tuo daugiau sužinojau apie rinkinį, kuris man netinka:

• Pradedantiesiems buvo keletas painių skirtumų ir kryžminimo tarp kategorijų - diplomai skirti, pavyzdžiui, laikyti asmeniniame aplanke, o nuorašai yra aplanke „Mokyklos ir vaikų priežiūra“ (bet aš šiuo metu nesu mokykloje ir ne turėti vaikų).
  
• Vykdydamas rinkinio instrukcijas, aš turėjau atlikti keletą pakeitimų, kurie man neatrodė logiški; Pvz., kvitai už didelius pirkinius, kuriuos paprastai kaupiu su savo nuomininko draudimo informacija (nes aš juos pateikčiau tik tuo atveju, jei pateikčiau pretenziją) yra skirti pateikti garantijas ir vartotojo vadovus.
  
• Man taip pat trūko kai kurių kategorijų. Pvz., Nebuvo nurodoma, kur dėti tokius dalykus kaip periodinės sąskaitos (komunalinės paslaugos, telefonas ir pan.) - ir nors darbo knygoje yra vietos indeksui pritaikyti, kai susiduriate su dokumentais, kurie nėra išvardyti konkrečioje kategoriją, tai gali nugalėti sistemos, kurioje sprendimai priimami iš anksto jums, tikslą.
  
• Galiausiai radau, kad dalis sistemos logistikos yra netobula. Rinkinys rekomenduoja įregistruoti pajamų mokesčio deklaracijas ir papildomą informaciją aplanke, tačiau viskas, išskyrus paprasčiausią 1040, greičiausiai užpildytų vieną pakabinamą aplanką, kad jis būtų perpildytas. Be to, pačios failų kortelės yra šiek tiek per aukštos: įdėjus jas į pakabinamą aplanką su net vienu iš dalies pilnu „Manila“ failu, negalėjau uždaryti naudojamo failų dėžutės viršutinės dalies.
  

Esmė
Jei jau turite kokią nors bylų padavimo sistemą, jums gali būti sunku, kaip ir aš, nepaisyti jūsų natūralių polinkių, kai reikia nuspręsti, kur įregistruoti daiktus. Komplekto kartais painus kryžminimas tarp kategorijų gali būti nelinksmas. Taip pat galite būti apstulbę, jei turite dokumentų, kurie lengvai nepatenka į tradicines padavimo kategorijas.

Kita vertus, rinkinys daro gerą darbą numatydamas daugumą pagrindinių kategorijų dokumentų ir aiškiai nurodydamas, kas priklauso kiekvienai kategorijai, kas ne, o kada saugu išvalyti kiekvieno aplanko turinį. Tai taip pat nesudėtinga nustatyti ir nereikia įrangos, išskyrus pagrindinius padavimo reikmenis. Jei esate priblokštas popieriaus ir jaučiatės paralyžiuotas minties, kad turite nuspręsti, kur viskas vyksta, arba jei norite tiesiog paprastos, nesudėtingos dokumentų padavimo sistemos, Finansinio planavimo organizatoriaus rinkinys gali būti tik bilietas.

Vaizdo Instrukcijos: Kasos operacijų žurnalo pildymo instrukcija (Gegužė 2024).