Gaukite savo popierines rinkmenas forma metams į priekį

• Balandis 28, 2024

Ar žinojai, kad vasaris yra failų mėnesio archyvas? Tvarkydami praėjusių metų įrašus ir sukūrę efektyvią rinkmenų sistemą ateinantiems metams, jums gali nelikti nuotaikos švęsti, tačiau tai gali suteikti didžiulę ramybės ir kontrolės dozę ateinančiais mėnesiais. Štai kaip padaryti, kad failai būtų išvalyti, suformuoti ir paruošti jus aptarnauti 2010 m.

1 žingsnis: archyvuokite naujausią praeitį
Iki šiol tikriausiai jau esate gavę daugumą (jei ne visus) 2009 m. Vekselius ir ataskaitas, kuriuos gausite, todėl yra tinkamas laikas perkelti praėjusių metų bylas, kad būtų vietos jų 2010 m. Kolegoms. Bet kuriuos failus, kurių jums reikia mokesčių ar teisiniais tikslais, galite perkelti į bankininko dėžę, failų dėtuvę ar kitą nešiojamąjį saugojimo konteinerį, kur jie bus pataisyti ir surinkti, bet ne iš kelio. Daiktai, kurių jums nereikia ir nenorite, gali patekti į smulkintuvą ar perdirbimo šiukšliadėžę.

(Įdomu, kokius failus saugoti ir kiek laiko juos saugoti? Peržiūrėkite „BankRate“ apžvalgą, ką laikyti ir kodėl, taip pat paklauskite CPA ar teisininko rekomendacijų, nes jūsų reikalavimai gali skirtis priklausomai nuo to, ar vadovaujate įmonei, ar savo namus.)

Šis kasmetinis valymas galioja finansiniams dokumentams (kurie atnaujinami kiekvienais metais), taip pat asmens byloms, tokioms kaip vaikų ataskaitų kortelės iš mokyklos, informacinė medžiaga, kurią surinkote per metus, ir korespondencijai. Pasirinkite, ką iš šių daiktų tikrai verta saugoti, ir tai, kiek jų galima archyvuoti ir kiek tikrai verta likti jūsų pagrindinėje bylų sistemoje.

2 žingsnis: Pasiūlykite „Adieu“ į tolimą praeitį
Kai perkelsite 2009 m. Įrašus į niekuo nepriskirtą, bet vis dar prieinamą vietą, pažvelkite į viską, ką saugojote nuo 2008 m. Ir anksčiau. Remdamiesi savo sukurtomis gairėmis išvalykite bet ką, kas gali saugiai vykti (tai reiškia, kad turbūt galite pasakyti sayonara tokiems dalykams, kaip telefonai ir komunaliniai mokesčiai iš praėjusių metų, nebent jie turėtų įtakos jūsų mokesčiams), ir tada kiek įmanoma konsoliduokite šiuos senesnius failus. Iškelkite šiuos archyvus iš savo namų biuro į vietą, kur prireikus galite juos atsisiųsti, bet jums nereikės jų reguliariai matyti, pavyzdžiui, spintoje.

3 veiksmas: sukurkite naujus ir pakaitinius failus
Vėliau sukurkite naujus failų aplankus reguliariai gaunamoms sąskaitoms ir ataskaitoms, tokioms kaip banko ataskaitos ir kreditinės kortelės. (Jei perkėlėte praėjusių metų įrašus nepašalinę failų aplankų, šį žingsnį galite praleisti.) Tai taip pat yra gera proga modifikuoti, sujungti ar ištrinti kategorijas ir prireikus pridėti naujas kategorijas. Turėdami laiko susikurti failų aplankus, suskirstyti juos į kategorijas ir paženklinti dabar, bus lengviau pateikti likusius metus (jei vis tiek nebus tiksliai jaudinantis).

4 žingsnis: įeikite į pildymo įprotį
Kai jūsų senieji daiktai bus išvalyti, o nauji failai bus paruošti naudoti, beliks tik saugoti medžiagą, kai tik su tuo susitvarkysite. Aš žinau, kad lengviau pasakyti, nei padaryti, ypač jei jums labiau tiktų sukandę dantis, nei turėtumėte dėti dokumentus. Kaip ir atliekant bet kokius darbus, mažomis dozėmis tai galima padaryti žymiai patrauklesnį ir pareikalauti daug mažiau laiko. Pabandykite pridėti papildomą minutę ar dvi kartotekai per laiką, kurį skiriate sąskaitoms apmokėti ar balansuoti su čekiais - turėdami veikiančią sistemą, jums prireiks daug daugiau laiko, kad gautumėte daiktus į savo bylų sistemą, kai ji nustatyta iki sklandaus veikimo.

Nesvarbu, ar oficialiai švenčiate failų mėnesio archyvavimą, ar ne, ateinančioms savaitėms šiek tiek užtrukkite, kad failai būtų tinkamai paruošti. Likusius metus galėsite džiaugtis, kad padarėte!

Vaizdo Instrukcijos: Brian McGinty Karatbars Reviews 15 Minute Overview & Full Presentation Brian McGinty (Balandis 2024).