El. Pašto tvarkymas - rūšiavimas ir ravėjimas

• Gegužė 17, 2024

El. Paštas niekada negali užgriozdinti jūsų fizinės erdvės, nes pašto paštas gali, tačiau vis dėlto tai gali sukelti stresą, nusivylimą ir galvos skausmą, kai jis kaupiasi. Kontroliuodami savo el. Paštą galite padėti užtikrinti, kad jis taps įrankiu, kuriam jis skirtas - tokiu, kuris palaiko ryšį ir yra informuotas, nesukeldamas rūpesčių.

Pirmasis žingsnis kuriant funkcinę jūsų el. Pašto tvarkymo sistemą, be abejo, yra tų pranešimų, kurių jums nebereikia ar nereikia, pašalinimas. Čia yra keletas kriterijų ir patarimų, kurie padės jums sumažinti gautųjų apimtį ir atsikratyti skaitmeninės informacijos.

Kur pradėti
Dažnai lengviausia ir veiksmingiausia pradėti rūšiuoti ir ravėti seniausius el. Pašto pranešimus, nes jie greičiausiai bus laiku pateikti ir aktualūs, o daugelis jų gali būti pasenę. Jei turite labai daug el. Laiškų, galbūt norėsite sukurti bendrą „Atsilikimo“ aplanką, kuriame būtų žinutės, kurias norite rūšiuoti, kad jos neuždengtų jūsų gautųjų aplanko ir netaptų didele.

Aš rekomenduoju pradėti nuo 20–30 minučių rūšiavimo, kurio paprastai pakanka, kad padarytumėte tam tikrą pažangą, bet ne tiek, kad nuobodžiatumėte ar susidėvėtumėte. Jei vis dar esate įkvėptas, laikykitės to; priešingu atveju padarykite pertrauką ir grįžkite dar maždaug 20 minučių.

Gairių kūrimas
Panašu, kai ravite kitus dalykus, naudinga paruošti keletą gairių apie tai, ką esate pasirengęs atsisakyti ir ko norėtumėte išlaikyti. Štai keli el. Pašto pranešimų tipai, kuriuos aš naikinu ravėdamas:

• Pranešimai, kurių aš nenorėjau gauti, visų pirma (žinoma, šlamštas, bet taip pat ir informaciniai biuleteniai, kurių nepasirašiau, nepageidaujami persiuntimai ir pan.)
  
• Žinutės su pasenusia informacija (tarkime, apie jau įvykius)
  
• Informacinius pranešimus (pvz., Informacinius biuletenius) jau perskaičiau ir vargu ar vėl skaitysiu
  
• Informaciniai pranešimai, kurių neskaičiau, yra senesni nei 2 mėnesiai
  
• Žinutės, kurias aš nugriebiau ir nenoriu ar nereikia nieko daryti
  
• Žinutės, kurių informaciją galima rasti kitur
  
• Ankstesnės žinučių, kurios tapo ilgesnių gijų dalimi, versijos (tai yra, jei klientas atsiuntė pranešimą, į kurį aš atsakiau, o tada klientas man atsakė, aš išlaikysiu tik tą naujausią pranešimą - kuriame yra visi trys bitai korespondencija joje)
  

Ištrinti!
Laikydamiesi savo gairių, peržiūrėkite gautųjų turinį pirštu per klaviatūros klavišą „Ištrinti“, pasiruošę atsimušti. Kadangi tiek el. Pašto adresai linkę įsiminti, kiek priminimai apie dalykus, kuriuos turite padaryti, pabandykite atlikti šį pratimą naudodamiesi „To Do“ sąrašu. kai susiduriate su pranešimu, kurį saugojote tik todėl, kad jis primena apie tai, kuo turite rūpintis, įrašykite tą užduotį į „To Do“ sąrašą ir ištrinkite pranešimą (arba bent jau išmeskite iš jo) savo aplanką „Gautieji“).

Rūšiuodami pabandykite per daug nesusipainioti su pranešimų turiniu: jei, pavyzdžiui, yra ilgų el. Laiškų, kuriuos norite perskaityti, perbraukite keletą eilučių, kad įsitikintumėte, jog juos verta išsaugoti, tada perkelkite juos į a Norėdami skaityti aplanką savo el. pašto programoje. Taip pat stebėkite blaškymąsi, pvz., Spustelėkite pranešime esančią nuorodą ir pasinerkite į įrankius internete. Jei reikia, nustatykite aplankomų svetainių aplanką ir išsaugokite ten pranešimus su informacija apie dalykus, kuriuos norite patikrinti internete.

Dirbdami, pagalvokite apie savo el. Pašto dėžutę taip, kaip apie fizinius gautuosius ant savo stalo: idealu, jei joje būtų tik tie pranešimai, kurių dar neperžiūrėjote, arba prie kurių aktyviai dirbate. Išvalę nebereikalingus dalykus ir perkėlę į aplankus viską, ką norite laikyti nuoroda, bus lengviau susitvarkyti, kas jums yra tikrai aktyvu ir aktualu.

Kitame šios serijos straipsnyje apžvelgsime, kaip saugoti ir tvarkyti el. Pašto pranešimus, kuriuos pasirinkote išsaugoti. Šią savaitę atidėkite šiek tiek laiko, kad sukurtumėte savo rūšiavimo ir ravėjimo gaires, o tada - nurodykite, kaip pašalinti jūsų gautuosius.

Vaizdo Instrukcijos: IoT EcoStruxure Ensures Continued Learning at Bainbridge Island School District (Gegužė 2024).