Paprasti veiksmingos pildymo sistemos žingsniai

• Gegužė 2, 2024

Šis straipsnis yra mano naujos el. Knygos ištrauka, Organizuoto gyvenimo vadovas, kaip tvarkyti dokumentus ir bylas.

Daugelio popieriaus valdymo sistemų kertinis akmuo yra rinkinys failų, kuriuose galima laikyti ir suskirstyti į kategorijas jums svarbią informaciją. Turėdamas keletą pagrindinių medžiagų ir atlikdamas keletą nesudėtingų žingsnių, failų padavimo sistemos sukūrimas (arba esamos atnaujinimas) gali būti gana greita ir neskausminga užduotis, ypač jei jau išnaikinate nepageidaujamus ir nereikalingus dokumentus. Štai kaip padaryti failus tinkamus.

Ko jums reikės:

• Tušti failų aplankai. Aš rekomenduoju naudoti tiek vidinius (arba manilinius) failų aplankus, tiek pakabinamus aplankus, tačiau jei jums trūksta vietos, galite naudoti tik vieną ar kitą.
  
• Lipnūs lapeliai. Standartinis 3 colių colis yra idealus, nes suteikia daug vietos rašyti.
  
• Rašiklis ar pieštukas.
  
• Tuščias popierius arba tuščias teksto apdorojimo dokumentas užrašyti pastabas apie jūsų kuriamas dokumentų kategorijas ir tai, kas priklauso kiekvienai kategorijai.
  
• Visi failai, kuriuos jau sukūrėte, nesvarbu, ar jie yra jau turimos bylų sistemos dalis, ar aplankai, kuriuos sukūrėte atidėdami dokumentus, kad išsaugotumėte rūšiavimo ir ravėjimo metu.
  Krepšiai ar šiukšliadėžės perdirbti ir susmulkinti, tik tuo atveju, jei susidursite su nepageidaujamais ar nereikalingais dokumentais, kurie vis dar slepiasi.
  

Ką daryti:

1. Surinkite visus dokumentus, su kuriais dirbsite, vienoje vietoje. Jei atnaujinate esamą dokumentų rinkimo sistemą, esate prieš žaidimą.
   
2. Paimkite popierių iš krūvos viršaus ir atlikite su juo du veiksmus:
   
   
   
   • Jei jis susijęs su jūsų jau sukurta failų kategorija arba jūsų esamoje sistemoje esančiu failu, pridėkite jį prie to aplanko.
     
   • Jei jis priklauso naujai ar atskirai kategorijai, įdėkite jį į tuščią failų aplanką ir naudokite lipnią pastabą, kad tam aplankui suteiktumėte laikiną etiketę.
     
   
   
3. Įdėdami popierių į aplankus, ant tuščio popieriaus lapo ar teksto apdorojimo dokumento užrašykite užrašą apie tai, kas yra popierius ir kur jį įdėjote. Pvz., Galite parašyti: „Automobilių draudimo polisas - aplanke Automobilis“ arba „Informacija apie skrydį į San Franciską - aplanke„ Būsimos kelionės “. Šie užrašai padės atsiminti tai, kur patekote, ir padės sukurti failų žemėlapį, kai baigsite nustatyti savo sistemą.
   
4. Pakartokite šiuos veiksmus su kiekvienu krūve esančiu popieriumi. Jei atnaujinate esamą dokumentų rinkimo sistemą, peržvelkite kiekvieno aplanko dokumentus, kad nustatytumėte, ar jie priklauso tame aplanke, ar kur nors kitur, ir ar aplanko kategorijos etiketė vis dar yra tiksli. Perkelkite daiktus į kitus aplankus ir prireikus atnaujinkite etiketes.
   
5. Kai viską susitvarkysite ir suskirsite į aplankus, pažiūrėkite į aplankus. Ar kategorijos ir etiketės turi prasmę? Ar yra aplankų, kuriuos reikėtų sujungti? Bet kurią reikėtų suskirstyti į mažesnes kategorijas?
   
6. Kai būsite patenkinti sukurtomis kategorijomis, pažymėkite savo aplankus. Galite rašyti ar spausdinti etiketes rankiniu būdu arba sukurti jas naudodami etikečių gamintoją.
   
7. Įdėkite aplankus į failų stalčius, dėžutes ar šiukšliadėžę, kuriuos naudojate jiems saugoti. Tvarkykite failus taip, kad jums būtų prasminga atsižvelgiant į tai, kaip juos naudosite. Pvz., Galite užsisakyti juos abėcėlės tvarka arba chronologiškai arba galite pateikti tuos aplankus, kuriuos greičiausiai naudojate dažniausiai, su rečiau pasiekiamais failais.
   
8. Parašykite savo failų žemėlapį. Šis sąrašas, pagrįstas jūsų pastabomis apie jūsų sukurtas padavimo kategorijas ir tai, ką išsaugojote kiekvienoje kategorijoje, padės jums atsiminti, kas kur. Laikykite failų žemėlapio kopiją priešais failų stalčių arba aplanke, esančiame kompiuterio darbalaukyje, kad būtų lengva pasiekti, kai jums reikia ką nors rasti savo failuose.
   
9. Pasigrožėkite savo naujausia, funkcionalia kartotekų sistema!
   

Vaizdo Instrukcijos: Zeitgeist: Judame Pirmyn (2011) (Gegužė 2024).