Apie „Outlook“ kategorijas

• Balandis 23, 2024

Naudokite kategorijas yra puikus būdas gerai organizuoti „Outlook“ aplinką nesukuriant daugybės aplankų. Naudodami kategorijas galite visus elementus laikyti viename aplanke, tačiau sugrupuoti panašius elementus pagal kategorijas (išskyrus el. Pašto elementus). Kai kategorijos bus priskirtos, elementus taip pat galite rasti, rūšiuoti ir filtruoti pagal kategorijas. Pvz.: Galite turėti el. Pašto (išsiųstų ir gautų), kontaktų, užduočių, susitikimų ir pastabų, susijusių su tuo pačiu projektu, rinkinį. Naudodami kategorijas galite jas visas suburti, kad pamatytumėte didelį vaizdą.

Pagrindinė kategorija
„Outlook“ yra numatytasis pagrindinis kategorijų sąrašas, į kurį galite pridėti savo kategorijas, kad atitiktų asmeninius poreikius. Pagrindinį kategorijų sąrašą galite rasti komandoje Redaguoti / Kategorija. Norėdami pridėti ir pašalinti kategorijas pagrindinių kategorijų sąraše, kategorijos lange naudokite mygtuką Pagrindinė kategorija. Pašalinus kategoriją iš pagrindinio kategorijos sąrašo, kategorijai priskirti elementai nesikeičia. Galite toliau grupuoti tuos elementus naudodami ištrintą kategoriją.

Gera praktika yra priskirti vieną ar daugiau kategorijų „Outlook“ elementui, pasirenkant kategoriją iš pagrindinio kategorijos sąrašo. Jūs galite tiesiog įvesti kategoriją savo elemento kategorijos lauke, bet greičiausiai jūs neminėsite kategorijos tokiu pačiu būdu kiekvienam daiktui, taip pažeisdami tikslą juos naudoti.

Pavyzdžiui, pirmąjį elementą, kurį norite suskirstyti į kategorijas, įvedate „MS Office“. Po kelių dienų turite naują tos pačios kategorijos prekę. Šį kartą įvedate „Microsoft Office“. „Outlook“ tai supranta kaip naują kategoriją.

Naudojant pagrindinį kategorijų sąrašą užtikrinamas nuoseklumas ir išvengiama rašybos klaidų.

Kategorijų priskyrimas elementams
Bet kuriai „Outlook“ elemento rūšiai galite priskirti vieną ar daugiau kategorijų. Kiekvienoje „Outlook“ formoje, išskyrus el. Pašto pranešimo formą, pamatysite kategorijos lauką ir mygtuką. Norėdami priskirti kategorijas el. Pašto elementams, turite eiti į el. Pašto parinktis, norėdami rasti kategorijos lauką.

Norėdami priskirti kategorijas kurdami elementą, spustelėkite formos mygtuką (arba mygtuką El. Pašto elemento mygtukai Parinktys) ir pažymėkite visas taikomas pagrindinio kategorijos kategorijas; tada spustelėkite Gerai. Atidarykite bet kurį esamą elementą ir tęskite, kaip aprašyta aukščiau, kad pridėtumėte kategoriją po sukūrimo.

Galite priskirti kategorijas dauginti sąrašo elementus. Pasirinkite visus elementus, kuriems norite priskirti tas pačias kategorijas. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite mėlyną pasirinkimą ir sparčiojo meniu pasirinkite Kategorijos. Patikrinkite visas taikomas kategorijas; tada spustelėkite Gerai.

Pašalinkite kategorijas iš elementų

Atidarykite elementą, iš kurio norite pašalinti kategoriją. Spustelėkite mygtuką Kategorija ir pašalinkite pasirinkimo varnelę iš kategorijos, kurią norite pašalinti. Galite pašalinti kategorijas iš kelių sąrašo elementų, iš anksto pasirinkdami elementų grupę; dešiniojo pelės mygtuko paspaudimo meniu pasirinkę Kategorijas; panaikinti norimų pašalinti kategorijų pasirinkimą; tada spustelėdami Gerai.

Rasti visus elementus

Norėdami rasti visus kategorijos elementus, naudokite komandą Išplėstinė paieška iš meniu Redaguoti. Dialogo lange Išplėstinė paieška:

- Išskleidžiamajame lauke Ieškokite pasirinkite „Bet koks„ Outlook “elemento tipas“
- Patikrinkite, ar asmeniniai aplankai rodomi lauke „In:“, „Outlook“ žiūrės į visus aplankus, kuriuos turite asmeniniuose aplankuose. Jei norite susiaurinti paiešką iki pasirinktų aplankų, galite spustelėti naršymą.
- Spustelėkite skirtuką „Daugiau pasirinkimų“
- Spustelėkite mygtuką Kategorija
- Pasirinkite kategoriją (-as), kurią norite rasti
- Spustelėkite Gerai

Visi elementai su jūsų pasirinkta kategorija pasirodys lange Rasti. Galite atidaryti juos, norėdami pamatyti išsamią informaciją, du kartus spustelėdami norimą atidaryti elementą.

Galite išsaugoti paiešką, kad būtų galima ją atkurti vėliau. Spustelėkite „File / Save Search“, pasirinkite aplanką, kuriame norite išsaugoti paiešką, suteikite paieškai failo pavadinimą ir spustelėkite „Save“. Failo tipas turėtų būti „Office Saved Searches“, o failas turės .oss failo plėtinį. Norėdami atidaryti išsaugotą paiešką, spustelėkite Failas / Atidaryti paiešką, suraskite norimą atidaryti paiešką, pažymėkite ją ir spustelėkite Gerai. Atviro renginio metu „Outlook“ atliks naują paiešką pagal kriterijus, nustatytus išsaugotoje paieškoje.

VISŲ elementų spausdinimas kategorijoje

Atlikę paiešką, galėsite atsispausdinti visus rastus elementus. Paieškos lange pasirinkite visus failus (Redaguoti / Pasirinkti visus arba pasirinkdami pelę). Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite mėlyną pasirinkimo sritį ir sparčiojo meniu pasirinkite spausdinti.

Pasirinkite norimą spausdinimo stilių:

- „Table Style“ spausdina tik rastų elementų sąrašą
- „Memo Style“ spausdina elementų turinį

Pasirinkite kitas spausdinimo parinktis pagal poreikį; tada spustelėkite spausdinimo mygtuką, norėdami nusiųsti dokumentą į spausdintuvą.

Jei esate aktyvus „Outlook“ vartotojas ir naudojate daugumą funkcijų ne tik el. Paštu, apsvarstykite galimybę naudoti kategorijas, kad „Outlook“ elementai būtų tvarkomi.

Vaizdo Instrukcijos: Darbas su el. paštu: laiškų siuntimas, atsargus elgesys su laiškais. 6 klasei (Balandis 2024).